Hoe regel je een buitenlandse stage administratief en praktisch?

Een buitenlandse stage administratief en praktisch regelen vergt de nodige voorbereidingstijd die varieert afhankelijk van de bestemming. Kijk altijd eerst naar de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken. Geeft de FOD een negatief reisadvies? Dan mogen de studenten er geen stage lopen. Bij twijfel raadpleeg je actueel@ugent.be.

Registratie

  • Elke student die in het buitenland of in Franstalig België een stage loopt waarmee hij of zij credits verwerft, moet via Oasis de stage vooraf registreren als uitwisseling, ongeacht de duur van de stage of beurs. Registreren is dus ook verplicht als de student slechts één dag per week stage loopt net over de grens. Informeer je in detail over de registratieprocedure in Oasis.
  • De zogenaamde uitwisselingsaanvraag doorloopt een goedkeuringstraject via de FCI-medewerker en bij stages met financiële ondersteuning, ook via de afdeling Internationalisering.
  • In Oasis ondertekent een academisch verantwoordelijke het zogenaamde learning agreement for traineeships. Dat document telt als stageovereenkomst en moet dus ondertekend worden door de stagegever, de UGent en de stagiair. Het omvat o.m. een activiteitenplan, verwachte leerresultaten, een opvolgingsplan en een evaluatieplan. Bovendien wordt de stage op basis van het learning agreement for traineeship erkend in het curriculum van de student.
  • Gaat het om stageplaatsen buiten de Erasmuszone waarmee je een structurele samenwerking ambieert (dus: stageplaatsen waar elk jaar meerdere studenten stage lopen)? Sluit dan een samenwerkingsovereenkomst af: de Cooperation Agreement for Traineeship. Daarin staan wederzijdse afspraken over het aantal studenten, afspraken rond (kwijtschelding van) vergoedingen, visa, verzekeringen... Informeer je in detail over de Cooperation Agreement for Traineeship
  • Als een stage in Oasis geregistreerd staat als uitwisselingsaanvraag en er een ondertekend learning agreement is, moet de stage niet meer worden doorgegeven via de webapplicatie voor stageovereenkomst.
  • Sommige faculteiten hebben, parallel aan Oasis ook een eigen (administratief) opvolgsysteem voor stages. Let op! Ook dan moet de stage in het buitenland in Oasis geregistreerd zijn met een learning agreement for traineeships.

Reis- en verblijfsdocumenten

  • Is de buitenlandse stage goedgekeurd door de faculteit? Dan regelt de student daarna zelf een paspoort en verblijfsdocumenten, als die nodig zijn. Ook bij aankomst regelen studenten zelf de nodige administratie bij de lokale autoriteiten in verband met hun verblijf.
  • Handig om weten! Verwijs studenten door naar www.diplomatie.be. Daar vinden ze specifieke regels over visa voor stages. Nog vragen? Die mogen ze stellen aan de afdeling Internationalisering.

Verzekeringen

  • UGent-studenten vallen voor alle onderwijsactiviteiten in het kader van de opleiding onder de UGent-verzekeringspolis. In het geval van een buitenlandse stage of een ander buitenlands verblijf in het kader van de studies, vallen de studenten onder de collectieve reisbijstandspolis
  • Studenten moeten zelf hun ziekteverzekering regelen en eventuele bijkomende optionele verzekeringen afsluiten voor andere activiteiten die buiten de studie- en/of stageactiviteiten vallen, bijvoorbeeld tijdens weekends.

Accommodatie en transport

  • Accommodatie in het buitenland regelt de stagiair zelf, eventueel in samenspraak met de stageplaats. De stagiair polst best ruim vooraf bij de stageplaats of die daarbij kan helpen: bijvoorbeeld via welke kanalen je best zoekt of wat hoeveel het gemiddelde huurtarief bedraagt.
  • De stagiair staat ook zelf in voor het transport naar de stageplaats.

Gezondheid en veiligheid

  • Ook in het buitenland staat het welzijn van de stagiair voorop. Bij buitenlandse stage maakt de risicoanalyse van de stageactiviteiten en de werkomgeving, en, als dat nodig blijkt, ook de werkpostfiche deel uit van het administratief stagedossier van de student, ook al kunnen de lokale regelgevingen – ook binnen de EU – afwijken van wat in België is voorgeschreven.
  • Via het medisch onderzoek wordt tegemoetgekomen aan bepaalde medische eisen zoals vaccinaties voor bepaalde regio’s.
  • Studenten met een buitenlandse stage registeren zich best vóór vertrek bij de federale overheid. Dat is van belang bij natuurrampen, (politieke) crisissituaties of pandemieën.
  • Zit een student op buitenlandse stage in de problemen? Of kent hij of zij een medestudent in de problemen? Dan verwijs je hem of haar door naar actueel@ugent.be (tijdens de kantooruren) naar het permanentiecentrum van de UGent (buiten de kantooruren).

Stagevergoeding

  • In België is het wettelijk niet toegestaan studenten voor hun prestaties tijdens de stage te vergoeden. De regelgeving in het buitenland kan hiervan afwijken. Soms is er van lokale specifieke regelgeving geen sprake.
  • Soms zijn buitenlandse stagegevers wel verplicht een financiële bijdrage te geven aan stagiairs. Gewoonlijk wordt dan de lokale regelgeving waaronder de stagegever valt, gerespecteerd. Is er geen officiële regelgeving dan worden de lokale gebruiken gevolgd, zolang die in het voordeel van de student zijn. Een student kan die vergoeding evenwel niet afdwingen.
  • Soms ondersteunen stagegevers stagiairs op een andere manier, bijvoorbeeld via kaartjes voor het openbaar vervoer, bedrijfsmaaltijden of andere faciliteiten.

Laatst aangepast 24 september 2020 16:58