Examen: wat doe je bij een fout cijfer, een studentenklacht of intern beroep?

Een verkeerd examencijfer toekennen, een klacht van een student of een beroepsprocedure: weinig lesgevers ontsnappen eraan. Deze onderwijstip legt uit wat je als lesgever kan doen.  

Wat doe je bij een materiële vergissing

Wanneer een student een verkeerd examencijfer heeft gekregen of wanneer er onverwachts een herberekening nodig is, omdat je een vergissing niet hebt opgemerkt, dan spreekt de UGent van een materiële vergissing

Een materiële vergissing zet je best zo snel mogelijk recht. Je moet in elk geval deze decretale termijnen respecteren:   

  • Een materiële vergissing waarbij de student onterecht een hoger cijfer heeft gekregen dan werkelijk behaald, kan je rechtzetten tot 10 kalenderdagen na de proclamatie als: 
    • dat het examencijfer wijzigt,  
    • de student hierdoor al dan niet slaagt voor het deliberatiepakket of opleiding, 
    • of als het de graad van verdienste beïnvloedt. Een rechtzetting later dan 10 kalenderdagen kan in principe niet meer.  
  • Een materiële vergissing waarbij de student onterecht een lager cijfer heeft gekregen dan werkelijk behaald, zet je altijd recht als:
    • het examencijfer wijzigt,  
    • de student hierdoor slaagt voor het deliberatiepakket of opleiding, 
    • of als het de graad van verdienste beïnvloedt. 
  • Een materiële vergissing zonder enige invloed zet je recht tot 10 kalenderdagen na de proclamatie (= datum op het puntenbriefje). 

De examencommissie beslist over de rechtzettingen en meldt die aan de decaan. De facultaire studentenadministratie voert de rechtzettingen in Oasis in en verwittigt de student. Bij zeer flagrante materiële vergissingen, bijvoorbeeld als een student 16/20 in plaats van 6/20 heeft gekregen, kan je het examencijfer soms ook nog na 10 kalenderdagen na de proclamatie aanpassen. In dat geval motiveert de UGent dat door erop te wijzen dat de universiteit enkel creditbewijzen uitreikt die waarheidsgetrouw de verworven competenties van de studenten weergeven. Dat moeten uiteraard uitzonderingen blijven.  

Neem bij uitzonderlijke situaties best vooraf contact op met de institutionele ombudsdienst: 

Ook bij minder ingrijpende situaties geeft de ombudsdienst je advies.   

 

Wat doe je als een student een intern beroep indient?  

Studenten kunnen een intern beroep instellen als ze  gegronde redenen hebben om te twijfelen aan: 

  • een examen(tucht)beslissing, 
  • een beslissing over het niet krijgen van vrijstellingen, 
  • een beslissing over het volgen van een voorbereidings- of schakelprogramma, 
  • een beslissing over bindende voorwaarden of een weigering tot inschrijving aan de UGent, 
  • een beslissing over het niet krijgen van een uitzondering op de leerkredietvoorwaarden, 
  • een beslissing over het weigeren van faciliteiten voor studenten met een bijzonder statuut, 
  • een beslissing over het vroegtijdig beëindigen van de stage of een ander praktisch opleidingsonderdeel. 

 

Hoe kan je een intern beroep vermijden? 

Een intern beroep kan je nooit helemaal vermijden. Er zijn wel enkele aandachtspunten die de kans op een intern beroep doen afnemen: 

  • Wees transparant over de evaluatie. Zorg dat studenten via de studiefiche weten welke evaluatiecriteria je zal gebruiken. Maak duidelijke afspraken over de manier van evalueren. 
  • Verbloem de werkelijkheid niet bij tussentijdse feedback. 
  • Wees professioneel bij als je feedback geeft: zeg duidelijk waar de student in de fout is gegaan en welke vragen goed waren opgelost. Zorg ook dat de feedback representatief is voor het cijfer dat je hebt gegeven. Vermijd uitspraken als “Het was niet slecht, maar…”.

  

Hoe verloopt de procedure bij een intern beroep? 

Komt het toch tot een intern beroep? Zorg dan voor een goed gemotiveerde beslissing. De student moet het beroepsschrift binnen de decretaal bepaalde bindende vervaltermijn van 7 kalenderdagen na de bekendmaking van de beslissing (proclamatiedatum bij examenbeslissingen) aangetekend en ondertekend opsturen naar de rector en elektronisch naar ombuds@ugent.be mailen. Feedback die later dan de zeven kalenderdagen doorgaat, is geen geldige reden om de termijn te verlengen. 

Omdat de tijdsspanne om beroepen af te handelen kort is – decretaal krijgt de UGent 20 kalenderdagen – wacht de UGent wacht niet de aangetekende brief af, maar start ze alvast de procedure zodra de mail binnenkomt. De institutioneel ombudspersoon vraagt bij de verantwoordelijk lesgever deze zaken op: 

Bij een betwisting van het examencijfer bij schriftelijke examens: 

  • een scan van de examenkopij van de student, 
  • een gebruikte antwoordmodel en de verbetersleutel, 
  • een motivering van het gegeven cijfer. 

Bij een betwisting van het examencijfer bij mondelinge examens: 

  • de examenvragen van de student, 
  • een scan van de voorbereiding door de student (indien voorhanden), 
  • het gebruikte antwoordmodel en de verbetersleutel, 
  • de schriftelijke notities die de lesgever maakte op het moment zelf, 
  • een motivering van het gegeven cijfer. 

Bij een betwisting van het examencijfer voor de masterproef: 

  • de beoordelingsformulieren van de promotor en de commissaris(sen), 
  • de digitale versie van de masterproef. 

Bij een betwisting van de stage: 

  • het volledige stagedossier, 
  • de evaluatieformulieren met motivering die hebben geleid tot het examencijfer. 

Bij een betwisting van een niet-vrijstelling: 

  • de beslissing van de curriculumcommissie die de student kreeg, 
  • het verslag van de vergadering van de curriculumcommissie, 
  • als dat nodig is: de vraag of deelvrijstellingen aan de orde zijn. 

Bij een betwisting van een examentuchtbeslissing: 

  • de beslissing van de examen(tucht)commissie, 
  • het verslag van de examen(tucht)commissie, 
  • alle relevante informatie met betrekking tot de examentuchtbeslissing. 

Bij een betwisting van geweigerde faciliteiten: 

  • de motivering waarom de UGent de faciliteit niet kan toekennen. 

Bij een betwisting van de bindende voorwaarde of een weigering: 

  • De institutionele ombudsdienst gaat zelf de studievoortgang in Oasis en vraagt geen extra gegevens op. 
  • Enkel bij een tweede of derde weigering van masterproefstudenten vraagt de ombudsdienst een inschattingskans aan de promotor. 

 

Studenten kunnen vooraf vragen om het dossier in te kijken en nog aan te vullen. Daarna worden alle stukken doorgestuurd naar de institutionele beroepscommissie (IBC) die bevoegd is om het beroep te behandelen. De samenstelling van de commissie vind je terug in artikel 100§4 van het Onderwijs- en Examenreglement (OER)

De IBC behandelt een beroep enkel op stukken. Hoewel het OER meldt dat de IBC ook kan beslissen om mensen effectief te ‘horen’, gebeurt dat in de praktijk nooit. De IBC beoordeelt elk dossier op zijn eigen merites en weegt de argumenten van de student af tegenover de argumenten van de verantwoordelijk lesgever of curriculumcommissie. Ze zoekt altijd naar een redelijke beslissing. Daarbij houdt de IBC ook rekening met eerdere in gelijkaardige situaties en met eerdere uitspraken van de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen, als die er zijn. De IBC heeft geen basishouding in deze of gene richting.  

Wat zijn de gevolgen van een intern beroep? 

Ongeveer 20 procent van de klassieke beroepen (examencijfer, vrijstelling, …) wordt gegrond verklaard. Bij de beroepen met weigeringsdossier is dat omgekeerd: het grootste deel van deze beroepschriften wordt gegrond verklaard. Dat heeft te maken met de studievoortgang van de studenten: het gaat vaak om studenten die enkel nog de masterproef moeten afleggen of al ver gevorderd zijn in de studies.  

Als een student gelijk krijgt, gebeurt het volgende: 

Examen(tucht)beslissing 

  • De student krijgt een nieuwe examenkans. De lesgever moet die kans geven binnen een termijn die de IBC vastlegt. Als de student daar niet op ingaat, houdt hij of zij het oorspronkelijke cijfer. De nieuwe examenkans kan ook effectief leiden tot een lager cijfer, wat een risico is voor de student.  
  • Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen wordt een examencijfer aangepast.  

Deliberatiebeslissing 

  • De student wordt geslaagd verklaard en aan de FSA wordt gevraagd dat administratief in orde te brengen. Een positieve beslissing is eerder uitzonderlijk en gebeurt vooral om proactief te anticiperen op uitspraken van de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen.  

Vrijstellingsbeslissing 

  • De student krijgt de vrijstelling. 

Weigering of bindende voorwaarden 

  • De weigering wordt omgezet in bindende voorwaarden. 
  • De bindende voorwaarden worden opgeheven. 

Het gebeurt ook dat een beroep onontvankelijk wordt verklaard. Dat is het geval wanneer het beroepschrift later dan de vervaltermijn van zeven kalenderdagen is opgestuurd of wanneer het beroepschrift niet aangetekend werd verstuurd.  

Een enkele keer wordt een intern beroep een beroep zonder voorwerp: dat gebeurt wanneer een student na feedback oordeelt dat het cijfer toch terecht is of wanneer er een materiële vergissing wordt vastgesteld.  

 

Welke misverstanden bestaan er over interne beroepen? 

De beroepsmogelijkheden van studenten zijn geen beleidsinitiatief van de UGent maar zijn een toepassing van het decreet (de Codex Hoger Onderwijs).  

De IBC wijst in principe nooit lesgevers terecht. In bepaalde gevallen kan ze wel een gesprek tussen de onderwijsdirecteur of voorzitter opleidingscommissie en de betrokken lesgever aanmoedigen om bepaalde situaties uit te klaren of om een beslissing voor alle studenten door te trekken.  

 

Meer weten? 

 

 

Laatst aangepast 3 augustus 2020 09:27