Het doorlopen van de PDCA-cyclus is een continu proces waardoor het centrale niveau, de faculteiten en de opleidingen structureel werken aan onderwijsbeleid, kwaliteitszorgbeleid en de operationalisering ervan. Om dit continue proces te faciliteren werd gebruik gemaakt van digitale technologie. Er werd een online platform in een SharePoint-omgeving ontwikkeld zodat opleidingen en faculteiten hun beleidsplannen, processen en acties, resultaten en verbeterpunten, goed kunnen opvolgen. Dit digitale datagestuurde reflectie-instrument kreeg de naam ’monitor’.

Voor elke opleiding, elke faculteit en het centrale niveau werd een monitor ontwikkeld: een datagestuurd reflectie-instrument, digitale documentenruimte, dashboard en opvolgingstool voor verbeterprocessen. Deze monitors stellen respectievelijk de opleidingen, faculteiten en de Directie Onderwijsaangelegenheden in staat om continu over de (complexe) processen van onderwijsbeleid, ‑uitvoering, monitoring en verbetering te reflecteren met alle stakeholders (studenten, lesgevers, werkveld, alumni en internationale peers), en deze te borgen. De informatie neergeschreven in de monitor wordt afgetoetst en gedragen door de betreffende raad of commissie bevoegd voor onderwijs op elk niveau. Indien een opleidingscommissie verantwoordelijk is voor zowel de bachelor - als de masteropleiding, worden deze samen in éénzelfde monitor gebundeld.

In de centrale monitor (universiteitsniveau) werden 44 operationele doelstellingen vastgelegd. Het is de Directie Onderwijsaangelegenheden die voor deze doelstellingen telkens de visie en het beleid ontwikkelt (Plan), op basis van deze visie en beleid de acties uitvoert om deze doelstellingen te bereiken (Do), voor elke doelstelling een ‘Check’ uitvoert om na te gaan of de doelstelling is bereikt, en eventueel een verbeteractie formuleert (Act). Medewerkers in de faculteiten die werken aan de facultaire en opleidingsmonitors kunnen in de centrale monitor het universiteitsbrede onderwijsbeleid en de bijbehorende uitvoering terugvinden. Ze kunnen hiernaar ook linken leggen vanuit de eigen monitor.

De 11 facultaire monitors en de opleidingsmonitors – deze laatsten telkens gekoppeld aan een opleidingscommissie – hebben een analoge structuur. De 28 operationele doelstellingen van de facultaire monitors en de 39 doelstellingen van de opleidingsmonitors zijn bindend, wat wil zeggen dat van alle faculteiten/opleidingen een beleid verwacht wordt om deze te bereiken. Het is evenwel de verantwoordelijkheid en de autonomie van de faculteit/opleiding om te beslissen hoe deze doelstellingen worden ingevuld, welke acties hiervoor worden ontwikkeld, of ze worden georganiseerd op het niveau van de faculteit of op het niveau van de opleiding, en welke accenten er worden gelegd. De faculteit/opleiding implementeert de processen en acties conform haar identiteit en cultuur. Belangrijk is dat de faculteit/opleiding zich eigenaar voelt van deze processen en autonoom kiest hoe ze dit beleid m.b.t. onderwijs zal voeren binnen het opgegeven kader.

De operationele doelstellingen werden vastgelegd in nauw overleg tussen de faculteiten en opleidingen, en werden ten slotte goedgekeurd door de Onderwijsraad. Deze doelstellingen houden rekening met de inhoud van het decreet houdende vaststelling van het kwaliteitszorgstelsel in het hoger onderwijs (dd. 18 mei 2018); de acht kwaliteitskenmerken opgesomd in het decreet; de Standaarden en richtlijnen voor kwaliteitszorg in de Europese Hogeronderwijsruimte (ESG, European Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, dd.2015) en de zes strategische onderwijsdoelstellingen van de UGent.

De monitors staan in verbinding met UGI, het geïntegreerd beleidsinformatiesysteem van de UGent dat belangrijke data (bv. resultaten van bevragingen, slaagcijfers...) verzamelt. Via de monitors en in samenspraak met  alle relevante stakeholders (studenten, lesgevers, het werkveld, alumni…) voeren de centrale dienst onderwijs, de faculteiten en de opleidingen regelmatig een zelfevaluatie uit waarbij wordt nagegaan in welke mate de vooropgestelde operationele doelstellingen worden behaald. Dit gebeurt aan de hand van een Plan-Do-Check-Act cyclus. De monitors fungeren dus als een soort dashboard voor het onderwijsbeleid en laten gemakkelijk toe om sterktes en aandachtspunten op vlak van onderwijs te detecteren.